Informativa ai soggetti affiliati

(Art. 13 del d.lgs. 196/2003 - Codice della privacy – Art. 13 del Regolamento Generale UE sulla protezione dei dati personali

n. 679/2016)

La Federazione Italiana Rugby (di seguito, per brevità, “Federazione” o "F.I.R."), Titolare del trattamento dei dati personali ai sensi

degli articoli 4 e 28 del decreto legislativo 30 Giugno 2003, n. 196 - Codice della privacy (di seguito “Codice”) e degli articoli 4, n. 7)

che (stante l’inapplicabilità del Codice della privacy e del Regolamento, quest’ultimo in vigore a partire dal 25 Maggio 2018, a tali

trattamenti), la Federazione è comunque tenuta a rendere ai sensi del Codice della privacy l’informativa ed acquisire taluni consensi

obbligatori ove i dati della persona giuridica siano trattati a scopi di marketing o di profilazione (Provv. Garante 23 Settembre

2012).In ogni caso, e per maggiore trasparenza, anche se non obbligatorio, la Federazione intende fornire alla Società l’informativa

completa sulle finalità e sulle modalità del trattamento dei dati personali.

Per trattamento di dati personali si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l'ausilio di processi

automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, anche se non registrati in una banca di dati, come la raccolta, la

registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'elaborazione, la selezione, il blocco, l'adattamento o la modifica,

l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, la diffusione o qualsiasi altra forma di messa a dispo-

tà e trasparenza e di tutela della riservatezza.

Ai sensi dell'articolo 13 del Codice e del Regolamento, forniamo quindi le seguenti informazioni.

A) Fonte dei dati personali oggetto di trattamento.

I dati personali oggetto di trattamento potranno essere raccolti nell'ambito delle procedure di affiliazione della Società, che include

altresì il trattamento dei dati di ditte commerciali associate da indicarsi eventualmente nei moduli di affiliazione, o in occasione del

tesseramento diretto di giocatori, dirigenti, allenatori, arbitri, tecnici, non dirigenti, etc della Società, o del rilascio delle abilitazioni e/o

autorizzazioni per l'utilizzo di servizi federali, anche on line, etc, direttamente presso gli interessati, ovvero presso terzi.

I dati personali saranno trattati in via primaria esclusivamente per finalità strettamente connesse e strumentali all’adempimento delle

obbligazioni inerenti i rapporti associativi, di affiliazione, di appartenenza sportiva e/o di affiliazione federale a qualsiasi titolo, in par-

ticolare:

a) per l’inserimento nei sistemi federali delle anagrafiche della Società e/o di sportivi, dirigenti, allenatori, arbitri, tecnici, etc,

della Società - a seconda dei casi – e per la gestione dei tesseramenti e delle affiliazioni;

b) per dare esecuzione al rapporto instaurato con la procedura di affiliazione, ivi incluse le attività correlate o accessorie o la

fornitura di servizi connessi richiesti dalla Società (es: didattica, corsi per tecnici, percorsi formativi per allenatori, etc);

c) per tutto quanto concerne l'organizzazione e la gestione delle competizioni e manifestazioni sportive e/o degli eventi spor-

tivi regionali, nazionali e internazionali e per l’adempimento di ogni connesso obbligo od attività ad esse relativi;

con altri enti nazionali o internazionali deputati al controllo della regolarità – anche sanitaria – della posizione dei tesserati

della Società;

g) per far valere e/o difendere diritti nelle sedi disciplinari, arbitrali, giudiziarie e per la gestione delle procedure disciplinari e

sanzionatorie nell'ambito della Giustizia Sportiva Federale e/o presso gli organismi – anche internazionali – di Giustizia

Sportiva, di qualsiasi ordine e grado;

h) per la gestione di incassi/pagamenti;

i) per adempiere agli obblighi previsti dalle norme di legge civilistiche e/o fiscali;

j) per adempiere agli obblighi previsti dalle norme federali, statutarie, regolamentari, sia a carattere nazionale che internazio-

nale;

k) per la gestione dei siti web della Federazione;

La procedura di affiliazione è la base giuridica del trattamento ai sensi dell’art. 13, comma 1, lettera c) del Regolamento.

A seguito dell’affiliazione, la Società ha inoltre la possibilità di fruire di servizi on line disponibili su aree riservate alla Società sul sito

web ufficiale della F.I.R. federugby.it (di seguito, il “Sito”). L’accesso e la navigazione nell’ambito di tali aree riservate sono consentiti

solo previa registrazione di chi ha la rappresentanza legale della Società, facendone richiesta al CED della FIR (la richiesta al CED

va sempre effettuata fornendo all’Help Desk ced@federugby.it il codice di affiliazione della società e il codice di affiliazione del pre-

sidente, possibilmente usando gli accounts federali, se attivati) Il processo di registrazione consiste nella attribuzione di credenziali

di autenticazione da parte del CED con le quali successivamente la Società potrà accederà a tutte le aree e ai servizi riservati agli

utenti registrati.

nistrativo, tecnico o legale conseguente. Con riferimento a tale ultimo trattamento, la finalità è altresì quella di gestire qualsiasi tipo di

richiesta di assistenza – tecnica, commerciale e/o di natura contrattuale – pervenuta e fornire i relativi riscontri.

C) Comunicazione e diffusione dei dati personali per il perseguimento delle finalità primarie del trattamento.

In tutti i casi sopra illustrati per il perseguimento delle finalità primarie la F.I.R. potrà comunicare i dati personali all’esterno ai se-

guenti terzi cui la comunicazione sia necessaria per l'adempimento degli obblighi connessi alla procedura di affiliazione e/o in forza

di prescrizioni statutarie, regolamentari, norme federali di cui a circolari, direttive, etc. In tale ottica i dati personali potranno essere

comunicati dalla Federazione ai soggetti di seguito indicati:

 ad altre Federazioni Sportive italiane e estere, ad enti di promozione sportiva e ad altre società affiliate alla Federa-

zione;

 ad Enti, società, o soggetti che intrattengono con la Federazione rapporti di supporto al perseguimento delle finalità

statutarie per attività di organizzazione, gestione, pubblicità o sponsorizzazione di eventi, tornei e manifestazioni spor-

tive;

 ad Enti o società che svolgono attività quali imprese assicuratrici convenzionate con la Federazione o attività di carat-

tere sanitario a favore della Federazione o connesse alle citate imprese assicuratrici;

 a soggetti che svolgono attività di elaborazione dati e/o tenuta della contabilità ed adempimenti conseguenti per conto

della Federazione;

 a società che svolgono attività di gestione e manutenzione degli apparati di comunicazione elettronica (ivi inclusi i siti

 ad organismi della Giustizia Sportiva Federale;

 a consulenti della Federazione incaricati dello svolgimento di attività legali e/o fiscali;

 ai Consolati dei Paesi dove si svolgono le manifestazioni sportive alle quali partecipano gli atleti tesserati della Socie-

tà convocati dalla Federazione;

 agli Istituti del credito sportivo ed alle Casse di previdenza per l’Assicurazione degli Sportivi comunque denominate, ai

fini di prestazioni assicurative, assistenziali e previdenziali agli iscritti alla Federazione;

 a tutte le persone fisiche e giuridiche nei casi in cui la comunicazione risulti necessaria per le finalità primarie del trat-

tamento.

Sempre nei limiti delle finalità statutarie e regolamentari – e comunque per il perseguimento di specifiche finalità connesse al rappor-

altro tipo.

D) Facoltatività od obbligatorietà del consenso.

In tutti i casi sopra illustrati ai Paragrafi B e C (per le ipotesi di comunicazione a terzi) la Federazione non ha l’obbligo di acquisire lo

specifico consenso al trattamento dei dati, ciò anche stante l’inapplicabilità del Codice e del regolamento ai dati delle persone giuri-

diche. Inoltre, e comunque con riferimento ai dati delle persone fisiche che hanno la rappresentanza della Società, tutti i trattamenti

sopra illustrati perseguono infatti finalità primarie per le quali l’articolo 24 del Codice della privacy e l’art. 6, comma 1, lettere b), c) e)

ed f) del Regolamento escludono la necessità di acquisire un consenso specifico, vuoi perché il trattamento è necessario per adem-

piere ad un obbligo previsto dalla legge (e di riflesso dalle norme federali e statutarie), da un regolamento o dalla normativa comuni-

E) Finalità secondarie del trattamento dei dati personali aventi natura promozionale, pubblicitaria e di marketing in

senso lato.

I dati personali raccolti nell’ambito della procedura di affiliazione potranno essere altresì trattati dalla Federazione, sia in modalità

cartacea (es: compilazione di moduli, coupon e similari cartacei successiva utilizzazione in via elettronica) che con modalità automa-

tizzata/informatica, per finalità di promozione commerciale, comunicazione pubblicitaria, sollecitazione a comportamenti di acquisto,

ricerche di mercato, sondaggi (anche telefonici, on-line o mediante formulari), elaborazioni statistiche (in forma identificativa), altre

ricerche campionarie di marketing in senso lato (incluse le manifestazioni a premio, giochi e concorsi), di seguito complessivamente

definito come “Trattamento per Finalità di Marketing”. Mediante il conferimento del consenso al Trattamento per Finalità di Marketing

che e altri mezzi telematici) che – infine - ai sensi dell’art. 6, comma 1, lettera (a) del Regolamento.

Ai sensi del Provvedimento Generale del Garante per la privacy del 15 Maggio 2013 intitolato “Consenso al trattamento dei dati per-

sonali per finalità di "marketing diretto" attraverso strumenti tradizionali e automatizzati di contatto”, si richiama specificatamente

l’attenzione della Società sul fatto che:

1. il consenso eventualmente prestato per l'invio di comunicazioni commerciali e promozionali, sulla base dell'art. 130, commi

1 e 2, del Codice (cioè mediante l’impiego di posta elettronica, fax, sms, mms, sistemi automatici senza intervento di operatore e

similari, incluse piattaforme elettroniche e altri mezzi telematici) implicherà la ricezione di tali comunicazioni, non solo attraverso det-

te modalità automatizzate di contatto, ma anche attraverso modalità tradizionali, come la posta cartacea o le chiamate tramite opera-

tore;

2. il diritto di opposizione della Società al trattamento dei propri dati personali per finalità di "marketing diretto" attraverso le

3. resta ferma la possibilità per la Società che non intenda prestare il consenso nei termini sopra indicati, di manifestare l'e-

ventuale volontà di ricevere comunicazioni per le suddette Finalità di Marketing esclusivamente attraverso modalità tradizionali di

contatto, ove previste: tale volontà potrà essere esercitata gratuitamente inviando una semplice email all’indirizzo priva-

cy@federugby.it.

Ai fini del principio di adempimento degli obblighi privacy per il titolare nel rispetto dei principi di semplificazione dei medesimi adem-

pimenti (art. 2 del Codice) ed ai sensi del citato Provvedimento Generale del Garante per la privacy del 15 Maggio 2013, la Federa-

zione informa la Società che la formula di consenso specifica a disposizione in base alle procedura di raccolta del consenso di volta

in volta prevista sarà unitaria e complessiva e farà riferimento a tutti i possibili mezzi del trattamento marketing, ex articoli 23 e 130

del Codice, ferma restando la possibilità per la Società di notificare via email all’indirizzo privacy@federugby.it una diversa volontà

marketing.

Per procedere al Trattamento per Finalità di Marketing è obbligatorio acquisire un consenso specifico, separato, espresso, documen-

tato, preventivo e del tutto facoltativo.

Conseguentemente, laddove la Società decida di prestare lo specifico consenso, deve essere preventivamente informata e consa-

pevole che le finalità del trattamento perseguite sono di specifica natura commerciale, pubblicitaria, promozionale e di marketing in

senso lato. In un’ottica di assoluta trasparenza, la Federazione informa la Società che i dati saranno raccolti e successivamente trat-

tati in base a specifica prestazione di consenso:

5. per inviare comunicazioni commerciali non sollecitate ai sensi dell’articolo 9 del Decreto Legislativo 9 Aprile 2003 n. 70 di

recepimento della c.d. Direttiva sul Commercio Elettronico 2000/31/CEE, che prevede che le comunicazioni commerciali non solleci-

tate debbano essere immediatamente ed inequivocabilmente identificabili come tali e contenere l’indicazione che il destinatario dei

messaggio può opporsi al ricevimento in futuro di tali comunicazioni.

Prestando dunque il consenso opzionale, la Società prende specificatamente atto ed autorizza tali ulteriori, possibili trattamenti se-

condari.

In ogni caso, anche laddove la Società abbia prestato il consenso per autorizzare la Federazione a perseguire tutte le finalità men-

zionate ai punti da 1 a 5 sopra riportati, resterà comunque libera in ogni momento di revocarlo, inviando senza formalità alcuna una

per finalità di marketing diretto, la Società ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che la riguar-

dano effettuato per tali finalità e che qualora l'interessato si opponga al trattamento per finalità di marketing diretto, i dati personali

non potranno più essere oggetto di trattamento per tali finalità.

E.1) Comunicazione e diffusione dei dati personali per il perseguimento delle finalità secondarie del trattamento

aventi natura promozionale, pubblicitaria e di marketing in senso lato.

Per le stesse finalità di cui ai numeri da 1 a 5 del precedente Paragrafo E, la Federazione informa la Società che i dati potrebbero

essere altresì comunicati a terzi partner commerciali. Il consenso al Trattamento per Finalità di Marketing – ove prestato dalla Socie-

tà – non copre anche il diverso e ulteriore trattamento marketing rappresentato dalla comunicazione a terzi dei dati per le medesime

1. relativamente alla comunicazione a terzi per finalità di marketing in generale, la comunicazione o cessione a terzi di dati

personali per finalità di marketing non può fondarsi sull'acquisizione di un unico e generico consenso da parte degli interessati per

siffatta finalità;

2. il titolare del trattamento che intenda raccogliere i dati personali degli interessati anche per comunicarli (o cederli) a terzi

per le loro finalità promozionali deve previamente rilasciare ai medesimi un'idonea informativa che individui anche ciascuno dei terzi

o, in alter-nativa, indichi le categorie (economiche o merceologiche) di appartenenza degli stessi;

3. occorre che il titolare acquisisca un consenso specifico per la comunicazione (e/o cessione) a terzi dei dati personali per

fini promozionali, nonché distinto da quello richiesto dal medesimo titolare per svolgere esso stesso attività promozionale;

4. qualora l’interessato rilasci il suddetto consenso per la comunicazione a soggetti terzi, questi potranno effettuare nei suoi

vider, agenzie di comunicazione, società che forniscono servizi assicurativi e finanziari, società del comparto alimentare e della risto-

razione, abbigliamento, ICT hardware e software, banche e istituti di credito, agenzie di viaggio, società che offrono servizi nel setto-

re del turismo, società che offrono servizi e beni per la persona, inclusi beni e servizi sanitari.

I dati personali oggetto di Trattamento per Finalità di Marketing non saranno oggetto di diffusione.

Nel caso sia richiesta – per le finalità sopra illustrate ai paragrafi E ed E.1 – l’indicazione del numero di utenza telefonica della Socie-

tà e questa abbia prestato il consenso opzionale e specifico al trattamento di tale dato personale per le finalità di promozione com-

merciale e di marketing in senso lato, la Federazione informa la Società che tanto la Federazione quanto gli eventuali terzi potranno

legalmente trattare l’utenza telefonica per scopi marketing anche se essa risulti iscritta al Registro Pubblico delle Opposizioni, in

Richiamiamo con particolare attenzione il fatto che il conferimento dei dati personali alla Federazione e la prestazione sia del con-

senso al Trattamento per Finalità di Marketing che del distinto consenso alla comunicazione a terzi per il Trattamento per Finalità di

Marketing per gli scopi e con le modalità sopra illustrate sono assolutamente facoltativi ed opzionali (e comunque revocabili senza

formalità anche successivamente alla prestazione) e il mancato conferimento non determinerà conseguenze diverse dall'impossibili-

tà per la Federazione e per qualsiasi terzo di procedere ai trattamenti marketing menzionati.

In caso di diniego del consenso marketing non vi sarà alcuna interferenza e/o conseguenza sul rapporto di affiliazione o su altri rap-

porti federali o di altro tipo e i cui trattamenti dei dati personali rientrino nelle finalità primarie del trattamento di cui ai Paragrafi B e C

della presente Informativa privacy.

debitamente informata della possibilità di opporsi in ogni momento al trattamento, in maniera agevole e gratuitamente. Tale opposi-

zione non produrrà alcuna conseguenza sul rapporto di affiliazione o su altri rapporti federali o di altro tipo.

G) Trattamenti dei dati personali per finalità di profilazione commerciale.

E' possibile che per finalità di marketing e di miglioramento dei servizi la Federazione procedano a trattamenti dei dati cosiddetti di

"profilazione" per valutare determinati aspetti o per analizzare o prevedere aspetti riguardanti la situazione economica, le preferenze,

gli interessi, l'affidabilità, etc.

L’attività di profilazione può concernere dati personali "individuali" o dati personali "aggregati" derivanti da dati personali individuali

• i dati di partenza, singolarmente considerati, possono comprendere informazioni personali di tipo variegato, ma è solo in

seguito alla profilazione (cioè la strutturazione secondo parametri prestabiliti) che è possibile desumere indicazioni ulteriori riferibili a

ciascun tesserato interessato, indicazioni ulteriori (cioè il "profilo") che non deriverebbero dalla mera attitudine informativa dei dati

singolarmente o separatamente considerati.

In altri termini, dalla profilazione in senso stretto può conseguire la disponibilità di un patrimonio informativo che va ben al di là delle

informazioni considerate singolarmente e relative a ciascun interessato; inoltre la profilazione in senso stretto fornisce un valore ag-

giunto dato dalle molteplici correlazioni che è possibile istituire tra i dati singoli raccolti, al fine di ricavarne informazioni aggiuntive

utili.

aggiuntive rispetto ai dati singoli e consente la creazione dinamica di profili.

I trattamenti sopra illustrati saranno nel prosieguo complessivamente definiti "Trattamento di Profilazione".

Per procedere ad un Trattamento di Profilazione è obbligatorio acquisire un consenso specifico, separato (anche dal consenso mar-

keting di cui ai paragrafi E ed E.1. sopra riportati), espresso, documentato, preventivo e del tutto facoltativo.

Conseguentemente, laddove la Società decida di prestare lo specifico consenso, deve essere preventivamente informata e consa-

pevole che le finalità del trattamento perseguite sono di specifica natura commerciale, pubblicitaria, promozionale e di marketing in

senso lato basato su un Trattamento di Profilazione. In un'ottica di assoluta trasparenza, la Federazione informa dunque che i dati

solutamente facoltativi ed opzionali (e comunque revocabili senza formalità anche successivamente alla prestazione) e il mancato

conferimento non determinerà conseguenze diverse dall'impossibilità per la Federazione e per qualsiasi terzo di procedere ai tratta-

menti menzionati.

In caso di diniego del consenso al Trattamento di Profilazione non vi sarà alcuna conseguenza o interferenza sul rapporto di affilia-

zione o su altri rapporti federali o di altro tipo e i cui trattamenti dei dati personali rientrino nelle finalità primarie del trattamento di cui

ai Paragrafi B e C della presente Informativa privacy.

H) Trasferimento dei dati personali verso Paesi non appartenenti alla Unione europea.

Si informa che alcuni dati personali della Società e/o dei suoi rappresentanti legali potranno essere trasferiti verso paesi terzi o ad

livello di protezione dei dati trasferiti garantito nella Unione Europea (con la conseguenza che si potrà procedere a trasferi-

re i dati senza vincoli o consenso, come ad esempio nel caso di trasferimento dei dati verso l’Australia, l’Argentina, la Nuo-

va Zelanda, l’Uruguay, Israele, Hong Kong, la Svizzera);

b) dalla necessità di dare esecuzione agli obblighi relativi all’instaurato rapporto di affiliazione, oppure per dare esecuzione ad

impegni assunti dalla Federazione nell’interesse ed a favore della Società, anche di tipo contrattuale, o – infine- per perse-

guire i legittimi interessi statutari della Federazione.

La Federazione informa che non è dunque necessario acquisire il consenso - per lo meno dei suoi rappresentanti legali, stante

l’inapplicabilità del Codice e del Regolamento ai dati delle persone giuridiche - per procedere al trattamento rappresentato dal trasfe-

rimento dei dati personali verso paesi terzi o verso organizzazioni internazionali terze ubicati al di fuori della Unione Europea, in ba-

I) Tempi di conservazione dei dati e altre informazioni.

I dati saranno conservati per i tempi definiti dalla normativa di riferimento, che di seguito si specificano ai sensi dell’art. 13, comma 2,

lettera (a) del Regolamento: i tempi previsti dallo Statuto e dai regolamenti federali, nazionali e internazionali; dieci anni per i docu-

menti e relativi dati di natura civilistica, contabile e fiscale come previsti dalle leggi in vigore.

Con riferimento invece ai dati personali oggetto di Trattamento per Finalità di Marketing o di Trattamento per finalità di Profilazione

gli stessi saranno conservati nel rispetto del principio di proporzionalità e comunque fino a che non siano state perseguite le finalità

del trattamento o fino a che – se precedentemente – non intervenga la revoca del consenso specifico da parte della Società.

Gli estremi che permettono di contattare rapidamente la Federazione Italiana Rugby e di comunicare direttamente ed efficacemente

con la stessa, compreso l'indirizzo di posta elettronica, sono:

tel. +390645213118/19

fax +390645213176

privacy@federugby.it

L'elenco dei Responsabili del trattamento (ove nominati) è disponibile presso la sede federale facendo richiesta informale, anche via

email (privacy@federugby.it).

a) hanno il diritto di chiedere alla Federazione Italiana Rugby quale titolare del trattamento l'accesso ai dati personali, la retti-

fica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, nei casi previsti;

b) hanno il diritto di proporre in qualità di persone fisiche interessate un reclamo al Garante per la protezione dei dati perso-

nali, seguendo le procedure e le indicazioni pubblicate sul sito web ufficiale dell’Autorità su www.garanteprivacy.it;

c) le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate su richiesta dell’interessato - salvo che ciò si

riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato – saranno comunicate dalla Federazione a ciascuno dei destinatari cui sono

stati trasmessi i dati personali. La Federazione potrà comunicare all'interessato tali destinatari qualora l'interessato lo richieda.

L’esercizio dei diritti non è soggetto ad alcun vincolo di forma ed è gratuito. L’indirizzo per l’esercizio dei diritti è: priva-

cy@federugby.it

Art. 7 (Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti)

1. L'interessato ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora re-

gistrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.

2. L'interessato ha diritto di ottenere l'indicazione:

a) dell'origine dei dati personali;

b) delle finalità e modalità del trattamento;

c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici;

3. L'interessato ha diritto di ottenere:

a) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati;

b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è

necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;

c) l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro conte-

nuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta

un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.

4. L'interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:

ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.